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生产加工企业会计信息化实践探索

时间:2018-08-27

生产加工企业会计信息化实践探索

  铝合金加工行业发展势头迅猛。很多大型铝合金生产企业实现了信息化管理模式,但也有很多没有走上现代化管理道路。铝合金加工企业存在产品种类多、难管理的问题。实现会计信息化管理,不仅能及时提供关键决策数据,使企业在激烈的市场中抢得先机,更能帮助企业树立形象,提高铝产品的核心竞争力。很多铝合金生产企业内部管理不规范,财务制度不健全,跟不上市场步伐,必须进行信息化技术改革。而实施会计信息管理化的铝加工企业,不仅能保障信息流与资金流的畅通应用,更提高了集约式管理水平和降低了企业管理成本。

  一、铝加工生产企业会计信息化概述

  (一)铝合金生产企业会计信息化的含义

  随着铝加工在整个铝行业产业链中地位越来越高,企业的信息管理化也必须跟上脚步。开创中国铝加工行业多个第一称号并赢得众多荣誉的HB铝业,在企业实施会计信息化管理后的第一年,企业净利润比上年同期大幅度提高;广东驰名商标“XF”铝型材管理者克服重重困难,最终成功应用实施了会计信息化管理,使信息孤岛问题得到解决,保证了数据传递的及时、准确、完整,为企业决策者做好了坚实的后盾。

  (二)铝合金生产企业会计信息化的意义

  铝合金加工生产企业会计信息化的实施,具有重要意义:一是将会计信息化与传统手工记账结合后,从最初原材料、辅助材料及各类化工添加剂下的采购订单开始,各部门操作人员根据统一的内部会计信息编码,按照单据信息输入电脑,计算机系统内部会将会计相关数据集成于数据库,从而减少了传统会计的工作量。如在铝棒材铸造完成后,只需将铝棒用行车运行至电子秤上得到数量,电子秤自动将数据传递到计算机系统,根据炉铝锭及投入的辅助材料及化工添加剂,可及时计算出该炉料投入与产出的关系式,得出该批铝棒材成本。二是应用会计信息化模式管理数据,有利于企业内部制度的控制管理,使企业能合理控制库存,加速资金的周转,有效地提高企业的管理水平。三是随着有色金属期货市场上的铝价成本波动,通过会计信息化处理,及时采取相关数据,能让企业更好地调整产品售价,应对瞬息万变的市场。

  (三)铝合金生产企业会计信息化风险

  铝合金加工生产企业因其产品的工艺形态而有不同的属性。在会计信息化处理中,难免会因为不确定的因素导致各类风险:首先,铝加工生产企业对数据的处理,一般由车间主任或操作工人经手,而这些人员如没有经过会计基础培训,没有意识到数据在传递过程中的安全性、准确性,致使数据泄露、错误或遗漏。其次,网络安全是会计信息化实施过程中最重要的事项,不能仅将设置网络防火墙或定期更换密钥作为隔离安全信息的栅栏,更要从思想上重视安全的网络环境才能使会计信息化顺利实行。最后,会计信息化的手段是财务软件,衡量软件的价值在于是否能使企业资金利用率提高,企业的运行成本是否减少。由于没有一定的约束准绳,设计的软件中难免会有冲突,存在信息漏洞。

  二、铝加工生产企业会计信息化实践

  (一)健全会计管理制度

  首先,企业会计部门和网络信息部门,应对参与信息化操作的员工进行会计信息化技能培训,使其掌握必备的计算机数据处理能力,尤其是思想观念的转变。在会计信息化初始调研时,需要对各部门主管进行会计信息化培训,使其认识到会计信息化能给企业带来收益;对所参与信息化的操作人员统一进行系统培训,使其理解会计信息化的含义,能给企业带来的益处,能减轻其工作量,需要配合的方面等。其次,铝合金生产加工企业的产品型号及种类繁多,同一牌号的工艺要求也有所出入,故物料随定义不同而不同,因此,规范铝合金产品的物料编码是基础也是重要的步骤。定义会计信息编码必须从全局出发,避免造成同一产品编码在所处的对象中编码不一,互不兼容又难以后续修改。最后,职业道德风险防控。铝合金生产加工企业的每一项数据,传递环节蕴含了很多技术信息,企业员工必须具备基本的职业道德品质,避免为利益而盲目将企业信息透露给第三方。企业可通过系统在线宣传职业道德操守规则,建立奖惩制度,提高员工的职业素养。

  会计信息化的成功实施需要企业人员之间的密切合作。在会计信息化准备建设期,要充分发挥并调动生产一线人员的经验判断能力和严谨性;在建立会计信息模型时,更要调动业务人员的创造性、丰富的管理经验和系统分析员的敏锐性。

  (二)建立数据库安全中心

  数据信息安全关系到企业各个方面,尤其对于多用户状态下对数据的增减、删除、更新、查询及授权、批准等,一系列的会计内部控制手段需要加强。为了避免潜在的风险,企业应合理定义数据子模式,限制不同的操作人员使用不同的系统界面,保证数据的安全;企业的系统维护人员需要定期对系统数据备份存盘及数据恢复、制定授权、批准等安全管理的内部控制方法;并建立防火墙模式以便隔绝外界对内部系统的非法入侵。系统维护人员的这些工作能保证数据流能及时准确地正常运行,避免数据冗余,有效防止信息漏洞的发生。

  (三)选择合适的软件及服务商

  企业结合具体情况和需要,选择价格适合、性能实用、功能灵活、服务完善的软件服务商。

  首先,软件编程人员和系统实施顾问应在铝加工企业的采购部、生产部、仓库、销售、会计部等会计信息流出入部门进行调研,对铝加工产品特点、行业特色及工厂流程作初步了解;其次,软件编程人员需要根据在企业积累的经验、行业特色及企业对会计信息化的期望,在通用版本的软件程序指令上进行变动修改,二次开发的会计信息化软件更能贴合铝加工企业的实际需要。在系统测试阶段,选用企业近期的实际数据进行测试,重点测试回炉料取数准确与否、产品成本计算是否差错及该软件整个运行过程是否顺畅、功能是否完善、操作是否灵活便捷及数据准确性等。待测试通过后,由会计部门带头对全厂进行大盘点,在规定时间?韧瓿刹⑻峤皇?据,在软件实施顾问的指导下将盘点数据,作为系统期初数值录入计算机系统;待期初数据处理完毕并运行无误后,企业人员即可对各项单据在软件系统操作,对疑问的地方及时联系软件实施顾问;月末,软件实施顾问协同各部门对数据做期末处理,将计算机系统中的数据与传统的手工处理的数据进行对比,确认是否有成本分摊差异出入、系统提供出的各类报表是否正确及数据是否完整等,如若发现问题,应及时与相关人员沟通并解决。

  传统手工记账同会计信息化软件必须并行持续至少一年,以便数据不定期的比对,核查是否有差错。只有能平稳从运行期过渡到维护期,企业的会计信息化才算正式成功。

  (四)培养并组建复合型会计人才

  由于铝合金市场上铝加工一般产品已出现产能过剩,而高科技含量的深加工产品市场由于质量技术要求高,取得国外质量认证费用高昂,企业一般会计人员已很难胜任这项工作。因此,企业需要熟悉国际会计法律和审计,能利用先进计算机软件进行财务分析的复合型人才。企业可以通过铝行业协会或专门的高端铝合金人才信息网等中介机构寻求人才;同时从企业内部一般会计人员入手,对新事物认知学习能力强的会计人员应引导其探索学习,提高员工文化素养,加强企业团队建设。采取会计岗位轮换制,会计人员通过在车间进行阶段岗位轮换,不仅对各项工作有所了解,更能认识工作间协调的重要性并对企业文化能深入地了解。

  三、结语

  综上所述, 采取“教学相长、取长补短”的方法,能有效提高员工的工作效率和业务协同度,降低成本耗费,使资金流、数据流和信息流能贯穿于企业生产经营全过程,使企业更好地服务市场,提高企业核心竞争力。

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