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高校财务报账存在的问题及对策研究

时间:2019-01-03

高校财务报账存在的问题及对策研究

  随着国家教育经费投入的不断增加,以及高校自身多渠道的经费收入,极大扩张了高校的发展规模,加上经济业务类型日趋多样化,高校财务报账业务量与日俱增。高校财务是学校顺利进行教学和科研的基本保障,财务报账是财务管理的首要工作,更是学校相关经济决策的重要依据。因此,做好财务报账工作对高校的稳定发展起着至关重要的作用。但是,高校财务报账不仅要求政策条例分明,同时工作量又大,细碎繁杂,怎样保证财务工作者在财务报账时始终保持高效、客观、准确的工作状态,又能积极创新,打破陈规,摈除传统财务存在的一些漏洞缺失,是当前财务管理工作急需解决的问题。

  一、当前高校报账存在的问题

  当前,高校财务报账基本可以分为五个阶段:①经济业务产生,申请人进行发票整理;②具有权限的负责人对发票进行审批签章;③财务管理部门对申报的发票会计核算,并产生记账凭证;④复核原始发票及记账凭证无误;⑤对申请人支付现金或者银行转账完成财务报账。这种报账流程与企业基本相似,但我国高校财务预算都对不同的经费进行严格的要求,明确指出其使用范围和核算要求。经过多年的理论与实践结合,笔者认为高校财务报账存在下列问题。

  (一)不能合理有效利用共享信息数据,信息资源匮乏,传递缓慢

  学校的各个管理系统基本上处于相互独立的状态,并未形成信息共享状态。比如财务处进行科研核算时,无法进入科研处的科研系统进行查询该项目的相关材料;人事处的薪酬变动更新后不及时报送财务,以至于财务无法更新系统;财务处进行固定资产核算时不可以进入后勤基建处的系统进行资产核算。这样很容易造成信息资源传递不到位从而影响报账流程,同时也严重影响经办人的工作进度。比如报账之前得去相关负责部门办理相应的报账手续才能财务部门申请报账;或者是无法及时准确把握预算的进度,会导致财务预算执行力差,甚至出现预算超支的现象。

  (二)财会信息不对称

  财务人员必须按照相关规定严格审核经费审批程序和资金来源、费用开支范畴和支出标准,审核原始凭证,并编制记账凭证。而教职工往往因为忙于教学科研等工作,疏忽与财务人员的沟通,或是甚少了解报账流程及财务业务知识,从而导致在报账中出现程序不完善、票据缺失等问题,以至于降低办事效率。甚至有些横向科研课题经费,有的老师认为这是自己的经费,可自由支配。殊不知,学校提供了科研平台才可申报课题,课题经费应由学校统一管理,并纳入预算范围。归根结底,正是因为信息的不对称,导致报销的票据不准确,粘贴填制不符合要求,报销材料被退回,浪费了财务人员和服务对象的时间和精力。

  (三)报账审批流程复杂

  “一支笔”审批制度一直被高校财务管理惯用,报账人如果需要申请报账,必须得到?责该项权限审批的领导签字才能进行报账。此外,手工传递票据一直是高校多年来普遍使用的财务报账方式,每个报账环节都要求面签,层层推进,直到报账权限终止才完成报账工作。且高校领导一般都是多职并兼,不仅要把握行政工作,还要兼职授课,特别是会议出差较多的领导,不仅影响报账申请人报账进程,同时也加重了领导工作的负担。特别是当存在一些报账手续不齐全需要退回补齐的时候,报账又要从头开始报账,严重增加报账人的时间成本,同时也极大地打击了报账人的工作积极性,甚至引发报账人心中的怒火,导致与财务工作人员发生矛盾,等等。

  (四)财务人员工作量大,人员偏少,工作能力参差不齐

  高校财务管理部门一直被高校视为传统部门,各项设备设施并没有相应增重,导致高校财务工作者工作负担越来越重。每天面对大量的核算业务,再加上财务部门不允许上外网,枯燥繁琐的工作让部分会计人员产生不满情绪。此外,高校领导虽然重视财务部门,却一直认为高校财务工作不需要技术水平,在岗位津贴以及编制名额,或者外派学习等方面,都得不到相等的待遇,这严重挫伤了财务人员工作的积极性。

  二、高校财务报账问题的对策研究

  (一)建立财务信息沟通与交流平台,开发高校财务管理掌上移动客户端

  随着云计算和大数据时代的到来,掌上移动端已经被普遍使用,研发高校财务管理工作软件应用于掌上移动端,通过微信、微博、公众号等交流平台,及时推送相关的财务的规章制度和规范流程,确保报账人第一时间掌握财务及报账信息,增加财务信息自查功能。

  其次,及时更新财务信息和财务报账规范流程,特别是高校财务经常办理的科研经费报账、出差经费报账以及后勤基建维护管理经费报账等所涉及的材料和说明必须清晰明了,紧跟国家的相关财会政策。对于新出的财务制度要立即变更,并要求各部门相互学习了解,这样不仅方便报账申请人,同时也缩短报账流程,提高报账效率,最大限度地减少因信息不对称出现的差错。

  最后,高校财务科研服务机构成立势在必行,科研服务机构通过参与科研项目管理,为科研项目提供财务管理服务,利用自身财务知识对项目的经费进行预算、申请、管理以及后期工作提供专业指导,确保科研经费报账的顺利落实。并定期或不定期举行财务报账培训,及时传达政策的变更。着重对报账知识进行讲解,例如报账流程和要求、辨认真伪发票、发票归类及粘贴、单据的填写格式要求等。

  (二)实行报账员制度,提供预审票据等事前服务

  在“统一领导、集中管理”的财务管理模式下,设立预审报账员。高校报账员多为教师,非财会专业的教师占大部分,教师报账并不经常发生,加之对报账程序不熟悉,往往影响报账的效率。

  因此,可由所在二级学院的秘书、办公室主任兼报账预审员,预审报账材料是否齐全、领导是否签字等。其次,由财务部门的预审会计人员负责财务细则的宣传和解释工作,收集、整理教职工提供的原始账单报账,检查程序是否齐全,是否允许项目资金收取,有没有预算,项目经费支付进度等。引导教职工按时处理账单,避免扎堆报账;强化报账材料的前期准备工作的重要性,避免走弯路。执行预审报账员制度,可使得各类收支项目收支规范、合理、凭证真实、核算准确,从而提高了工作效率,减少报账经办人在前台的等待时间。   (三)实行项目负责制,优化审批制度

  科研经费是高校财务管理的主要内容之一,其金额大、业务广泛、内容繁琐。高校在科研经费的管理上可以实行项目负责制,优化财务审批制度。通过财务科研服务机构进行参与和监督,将科研经费审批权限适度下放到项目负责人,并将负责人的绩效考核与科研经费的使用情况挂钩,同时学校的科研和财务等相关部门可以对其科研项目和经费使用情况进行不定期检查和考评,将考核情况作为其年终绩效和下年科研项目申报的依据。这不仅能减轻上层管理部门的工作量,同时也能缩短报账流程,提高报账效率,也是监督科研经费使用的有效手段。

  (四)建立激励制度,提升财务人员专业素养

  工作能力是工作效率的重要体现,提升财务工作人员的工作能力才能有效提高工作效率,因此,财会人员的培养必须受到高校高度重视。一是提升财务工作人员的应聘门槛要求,招聘具有专业理论与经验的会计从业人员,每年组织会计人员参加继续教育学习,以适应政策的变更;二是适当招收专业的计算机工作人员,以改善队伍的知识结构,并能及时排除硬件、软件出现的故障,保障报账流程的通畅;三是加强领导的重视程度,财务审核是财务管理的切入点;四是建立内部激励制度。参照财务应用系统核算的总工作量,评估财务基本工作量,对超额工作量给予额外奖赏。增设党?T工作窗口,对优秀工作者予以表彰。具体操作程序如下:①对以前年度会计报销业务工作量进行统计,综合单笔工作难易等相关因素,科学合理制定标准工作量及相应的激励系数;②财务人员的实际工作量,即实际制单数量,可通过系统自动统计进行查看;③计算每日制单员的超工作量,即实际工作量减去标准工作量;④计算财务人员的超工作量奖金,即为超工作量超额工作量乘以相应的激励系数。

  三、结语

  高校财务管理的基础是财务报账,其也是提高高校财务内控的关键点。目前,财务报账还是有一些急需解决的漏洞,身为财务工作者,一定要改变观念,不墨守成规,积极创新,加强财务知识学习,使自身财务水平和专业素养得到更大的提高,为创造一个更加完善的报账环境打下坚实的基础,同时也为增强高校财务管理水平,创建和谐校园贡献力量。

  基金项目:河池学院旅游管理专业硕士点建设学科基金项目(项目编号:2015LG018)赞助。

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