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基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

时间:2019-07-30

基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

  在事业单位日常运行过程中,文书档案是非常重要的无形资产,对事业单位稳定健康发展起着非常重要的作用。尤其是在现代市场经济水平不断提升的背景下,事业单位的档案种类变得越来越多,增加了档案资料管理的难度性。因此,需要将信息化技术合理的应用到事业单位的文书档案管理过程中,创新文书档案管理方式,优化文书档案管理过程,最大限度提升文化档案管理的实效性。

  1 强化文书档案管理认识,创新文书档案管理理念

  将信息化技术应用到事业单位的文书档案管理过程中,需要以先进的思想来指导文书档案管理工作,充分发挥现代信息技术的优势特点,以便能够更好的实现事业单位文书档案管理的信息化。因此,这便需要事业单位的档案管理者充分认识到文书档案管理工作的重要性,积极创新文化档案管理的理念,将文书档案管理纳入到事业单位发展战略的组成部分。这样文书档案管理工作在以先进思想的指引下,能够更加顺利有序的进行。

  2 建立完善的文书档案信息化管理体系,保证文书档案信息的完整性

  在事业单位文书档案的信息化建设过程中,应该根据实际情况建设规范化的信息档案建设标准和要求,明确数字化档案资料建设、档案信息安全、档案资料管控等各方面的要求,逐步构建起系统完善的文书档案信息化管理体系,从而确保文书档案资料管理的完整性、真实性和可读性。同时,还应该创新文书档案管理的载体形式,制定标准的文书档案要求,丰富文书档案管理工作的内涵,真正达到事业单位文书档案管理水平提升的目的,为充分开发和利用文书档案资料奠定坚实的基础。

  3 强化档案管理人员培训,打造高素质的档案管理队伍

  在事业单位文书档案的信息化管理过程中,为了最大限度提升文书档案的管理实效性,便需要强化档案管理人员积极参与培训,全面了解信息技术的操作方法与规程、信息档案的管理方式与原则、信息的汇总和分析,不断提升事业单位档案管理人员的专业素养。同时,还应该强化事业单位档案管理人员的创新意识培养和信息管理思维锻炼,让档案管理人员全面学习档案管理的方法、流程和实务操作,逐步提升档案管理人员的综合素养,为事业单位档案管理实现信息化、规范化、标准化和流程化提供重要的人才基础。

  4 制定系统的档案管理制度,优化文书档案管理

  为了最大限度提升事业单位文书档案的管理水平,便需要制定系统完善的档案管理制度,增强文书档案管理制度的执行力度,尽量影响文书档案管理的水平。通过制定科学合理的文书档案管理制度,是开发和利用文书档案资料的重要途径,所以需要在以往文书档案管理制度的基础上进行优化和调整,保证所制定的制度与单位发展的实际情况保持统一和协调。同时,需要科学的分配责任,制定完整的领导体制,构建系统的质量监督体系,以规范化和标准化的文书档案管理制度来强化文书档案管理的实效性。

  5 加强信息化管理平台建设,强化文书档案管理

  在现代事业单位的文书档案管理过程中,通过采取多元化的策略能够让文书档案管理更好的满足信息时代发展的要求,促使文书档案管理信息化建设体系发展。其中,在事业单位文书档案的管理过程中,应该根据实际情况加大档案管理的执行力度,有效避免影响事业单位文书档案管理的水平。通过从文书档案管理的信息体系建设入手,打造信息化管理平台,优化文书档案的管理方式。首先,在建设信息化文书档案管理平台的过程中,应该建立档案加工系统;其次,需要设立文书档案管理信息存管系统;最后,需要建立文书档案资料的保密系统。在文书档案管理的过程中建设加工系统,应该根据文书档案资料的真实情况,优化加工体系。这样在文书档案的管理过程中,档案管理人员通过充分利用加工系统的查阅和处理等功能,能够有效缓解档案管理人员的工作压力,科学规划档案管理的时间。文书档案管理信息化系统所具备的存管功能,主要是用于文书档案管理数据的采集和管理,以便能够进行更加简单的搜索,这样能够保证档案资料管理的科学性和合理性,最大限度提升文书档案管理的效率。同时,保密系统还应该安排专业的人员进行管理,充分利用信息化软件设施对文书档案管理资料进行分类整理,并根据实际情况设定访问权限,切实保证文书档案数据资料的安全性和平稳性,真正实现档案数据资料的共享。这样通过建立文书档案资料的信息化管理平台,全面进行文书档案数据采集、整理和应用,能够为文书档案资料的利用提供更多的便利。

  总之,强化文书档案管理是现代事业单位更好发展的重点所在,所以事业单位应该充分利用各项资源、人员和制度,强化事业单位的文书档案信息化管理,最大限度提升事业单位文书档案的管理实效性,为文书档案资料的开发和利用创造良好的条件,从而推动事业单位更加稳定健康的发展。

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